意味のない会議に時間を奪われるな！50代サラリーマンの実体験と働き方のヒント

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サラリーマンの会議は意味があるのか？私の実体験

サラリーマン生活を長く続けていると、避けて通れないのが「会議」です。会議室に集まって、上司や同僚と話し合う光景は日常の一部になっていますが、その時間が本当に意味のあるものだったかと言われると、正直疑問を感じる場面が多々ありました。

今回は、私自身がこれまで経験してきた「無駄な会議」と、その中で学んだ対処法について掘り下げてみたいと思います。

まず思い浮かぶのは、「結論が出ない会議」です。議題が曖昧なまま進み、誰も意思決定を下さない。時間だけが過ぎて、最後は「次回に持ち越しましょう」で終了する。このような会議は、参加者にとってはただの拘束時間にすぎません。

もうひとつは「報告会議」です。本来メールや資料で共有できる内容を、わざわざ集まって口頭で確認する。しかも、発言の多くは上司の独演会になり、参加者はほとんど聞き役。こうした会議に2時間も取られると、「この時間で自分の仕事を進めた方が生産的だった」と思わざるを得ません。

さらに、人数が多すぎる会議も無駄が生まれやすいと感じます。20人も30人も呼んでおきながら、実際に議論に関わるのは数人。残りはただ座っているだけ。大きな組織ほど「とりあえず呼んでおく」文化が強く、効率が落ちます。

では、なぜ無駄な会議が繰り返されるのでしょうか。私の経験から言えば、「責任回避」と「形だけの合意形成」が大きな要因だと感じます。

上司が一人で決断するのを避けるため、会議で「みんなで確認した」という事実を残す。あるいは、部門間の調整を「とりあえず会議で顔を合わせたからOK」という形にする。結局は責任の所在を曖昧にしたいがために会議が開かれているのです。

また、日本の企業文化には「顔を合わせることが大事」という考え方も根強いです。内容は薄くても、とりあえず会って話すことが“仕事をしている証拠”とされてしまう。結果として、形式的な会議が量産されてしまいます。

私が特に印象に残っているのは、ある新規プロジェクトの会議でした。週1回、1時間の予定で開かれるのですが、実際には2時間以上かかることが多い。議題は「進捗確認」と「次のステップの検討」ですが、実際には上司の思いつきや雑談が大半を占めていました。

私は議事録担当を任されていたのですが、毎回まとめてみると「具体的な決定事項はゼロ」ということも珍しくありません。会議が終わった後、参加者が個別に集まって「で、結局どうする？」と話し合うことすらありました。

つまり、公式の会議はただのセレモニーで、実際の意思決定は裏で行われていたのです。

ただし、すべての会議が無駄というわけではありません。私が「この会議は有意義だった」と感じたケースもあります。それは、「目的が明確で、ゴールが共有されている会議」です。

たとえば、製品トラブルが発生した際に緊急で開かれた会議。原因の特定と顧客対応の方針を決めるため、関係者が集まりました。このときは最初に「今日のゴールは原因を切り分け、初動対応を決めること」と明確に示され、会議が終わる頃には対応方針が固まりました。

時間は1時間半と長かったものの、目的が明確で、参加者全員が役割を持って動いたため、非常に有意義に感じました。

つまり、「なぜ集まるのか」「何を決めるのか」が明確であれば、会議は生産的な場になり得るのです。

無駄な会議に振り回されるのは精神的にも消耗します。私が実践してきた対処法をいくつか紹介します。

事前にアジェンダを確認する
　会議案内に議題が書かれていなければ、「具体的な内容を教えてほしい」と依頼する。これで曖昧な会議の多くは整理されます。
自分の役割を意識する
　発言すべき立場なのか、情報を得るだけでいいのかを事前に整理。発言の機会がなければ、最小限の時間で要点だけ押さえる姿勢を取ります。
議事録をシンプルにまとめる
　決まったことと未決事項を明確に分けて記録。会議自体が無駄でも、記録を見れば「結論が出なかった」ことが明らかになり、次回への改善につながります。
必要なら欠席も検討する
　最近はオンライン参加も普及しました。自分が不要と判断した会議には、上司に理由を伝えて欠席する勇気も大切だと感じます。